NOTE: The whistleblower tool is only available in Danish.

 

1. Formålet med whistleblowerordningen

Hos BAC Corrosion Control er det vigtigt for os, at vi har en åben virksomhedskultur, hvor alle frit kan ytre sig, hvis man oplever uregelmæssigheder, uacceptabel adfærd eller har mistanke om, at der foregår noget ulovligt. 

Whistleblowerordningen har til formål at sikre trygge rammer for de ansatte, uden at frygte for negative konsekvenser.

BAC ønsker først og fremmest, at problematiske forhold bliver adresseret direkte i fri og åben dialog med den nærmeste leder eller øvrig relevant medarbejder. Hvis et konkret forhold ikke egner sig til at blive drøftet i et sådant forum kan indberetning i stedet indgives fortroligt eller anonymt, ved brug af BAC whistleblowerordning.

2. Hvem kan foretage en indberetning?

Indberetning kan foretages af alle medarbejdere i BAC samt øvrige personer med tilknytning til BAC, eksempelvis samarbejdspartnere, kunder, leverandører, eksterne rådgivere og bestyrelsesmedlemmer, samt tidligere medarbejdere kan benytte whistleblowerordningen.

3. Hvad kan du indberette om?

Der kan indberettes om alle ulovlige eller alvorlige forhold. Indberetning kan også ske ved mistanke om et ulovligt eller alvorligt forhold. Som eksempler på alvorlige forhold kan nævnes økonomisk kriminalitet, korruption, uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring, fysisk eller psykisk vold, seksuelle krænkelser eller øvrig upassende adfærd, alvorlige brud på arbejdssikkerheden eller af miljøregler. Alvorlige overtrædelser af interne politikker vil ligeledes være omfattet af whistleblowerordningen.

Der kan indberettes om forhold begået af medarbejdere i BAC eller hvor en medarbejder i BAC eller en person med en anden nær tilknytning til BAC er involveret.

Nogle eksempler om, hvad du kan indberette via Whistleblowerordningen:

• Overtrædelse af love, herunder konkurrencelovgivningen 
• Økonomisk kriminalitet som bestikkelse, underslæb, dokumentfalsk, tyveri af varer, inventar mv. 
• Uregelmæssigheder vedrørende regnskab og revision 
• Alvorlige konflikter på arbejdspladsen, herunder chikane, grov mobning, diskrimination, vold, trusler, seksuelt misbrug og anden alvorlig grænseoverskridende adfærd
• Alvorlige trusler mod miljø, sundhed og sikkerhed

Whistleblowerordningen kan ikke anvendes til indberetning af mindre eller ikke alvorlige forhold. Ordningen kan således ikke anvendes i forhold til f.eks. utilfredshed med lønniveau, mindre forseelser såsom overtrædelser af retningslinjer for rygning og alkohol og samarbejdsvanskeligheder, konflikter mellem kollegaer og chefer, som skal indberettes via de normale kanaler, f.eks. til nærmeste leder, arbejdsmiljøorganisationen (AMO) eller HR.

I tvivlstilfælde opfordrer BAC til, at der foretages en indberetning fremfor, at forholdet ikke anmeldes. Alle indberetninger vil blive registreret, behandlet og taget alvorligt.

4. Sådan indberetter du

Indberetninger kan kun foretages via internetportalen igennem EcoOnline, som sikrer en forsvarlig håndtering af fortrolige personoplysninger. Den, der vil indrapportere (whistlebloweren), skal udfylde en formular og indsende den via et link. Det kan gøres hvor som helst via mobil eller PC. Whistlebloweren får en kode, og denne kode bruges til at logge ind og følge sagen. Dette er for at sikre, at alt forbliver anonymt.

Indberetning kan foretages https://login.incaseit.net/#whistleblowing/client/9fgy5maqdz

Det er også muligt i forbindelse med en indberetning at anmode om, at indberetning skal ske på et fysisk møde. I sådanne tilfælde kan indberetning ikke ske anonymt, da det er nødvendigt at kunne rette henvendelse til den, der har indberettet, for inden for en rimelig frist at kunne afholde et fysisk møde. Ved fysisk møde har du ret til en bisidder. Kun under visse og relativt sjældne omstændigheder kan BAC nægte en bisidder.

Foretager du en indberetning, vil følgende oplysninger normalt være nyttige ved den videre undersøgelse af sagen:

Beskrivelse af forholdet, herunder dato, sted og navnet/navnene på den/de involverede person/personer samt eventuelle dokumenter eller beviser vedrørende overtrædelsen eller andre oplysninger, som kan lette en undersøgelse af sagen.

Du vælger selv, om du indgiver indberetningen i dit eget navn eller anonymt. Hvis du ønsker anonymitet, er det vigtigt, at du ikke skriver dit navn noget sted i indberetningen. Derudover bør du være opmærksom på, at det ikke kan udelukkedes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, du selv har givet i indberetningen. Indledes der en retssag mod den anmeldte person, kan du blive indkaldt som et vidne i retssagen, hvorved anonymiteten kan fortabes.

5. Sådan håndterer vi indberetninger

Alle henvendelser videregives til whistleblowerkomité, som består af få, betroede medarbejdere. Hvis indberetningen vedrører et medlem af komitéen, sørger vi for, at medlemmet holdes udenfor behandlingen af indberetningen og ikke får viden derom. Hvis det indberettet er af et omfang som komiteen ikke kan udredte, bliver sagen sendt vider til vores advokatfirma Ret&Råd.

Du vil modtage en bekræftelse på, at din indberetning er modtaget senest 7 dage efter indberetningen. Når en indberetning modtages, vil den blive registreret og der vil blive foretaget en indledende undersøgelse af forholdet. Du vil modtage feedback om indberetningen senest 3 måneder efter indberetningen. Hvis indberetningen ikke hører under ordningens anvendelsesområde, vil du få svar på dette og derefter slettes indberetningen. Falder en indberetning inden for ordningens anvendelsesområde, slettes indberetningen som udgangspunkt 2 måneder efter, undersøgelserne er afsluttet, når der ikke tages yderligere på sagen.

Hvis den ansvarlige for whistleblowerordningen vurderer, at indberetningen er åbenbart ubegrundet eller at forholdet ikke er omfattet af whistleblowerordningen, bliver indberetningen afvist og slettet. Indberetteren vil om muligt modtage besked herom.

En sag slettes i systemet, når sagsbehandlingen er afsluttet, enten fordi forholdet er løst eller fordi indberetningen ikke kunne tages under behandling. Oplysninger givet i forbindelse med en indberetning samt indhentet under sagsbehandlingen heraf opbevares, behandles og slettes i henhold til gældende datalovgivning.

Hvis det er nødvendigt for at imødegå lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, kan oplysninger blive delt med politiet eller anden offentlig myndighed. I det omfang det er muligt og under hensyn til sagsbehandlingen i øvrigt vil den, der har indberettet et forhold blive orienteret herom.

6. Beskyttelse af personen, som foretager indberetning

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger, som retter mistanke mod uskyldige personer. Indberetninger, der er foretaget i ond tro, vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen.

7. Databeskyttelse og opfyldelse af oplysningspligt

Alt data vil blive behandlet iht. GDPR og gældende databeskyttelseslovgivning. Den dataansvarlige ved whistleblowerindberetning er leverandøren af onlineportalen, EcoOnline. EcoOnline indsamlede data er end-to-end krypteret og data vil ikke blive overført til et tredjeland uden for EU/EØS.

Ved indberetning kan det være nødvendigt at håndtere personoplysninger hos BAC Corrosion Control. I disse tilfælde henviser vi til vores generelle persondatapolitik som kan ses på www.bacbera.com/privacy.

Det kan være også være nødvendigt at videregive personoplysninger til myndigheder, eksterne rådgivere, og advokater. Berørte personer og enhver tredjemand nævnt i indberetninger har krav på oplysningspligt fra BAC Corrosion Control. Specifikke oplysninger gives inden for en rimelig tidsramme, men kan dog udskydes eller undlades af hensyn til efterforskning o.l.

Man har ret til at klage til Datatilsynet via deres hjemmeside www.datatilsynet.dk.